Перейти на электронный документооборот. Как подготовиться к переходу на электронный документооборот с контрагентами Перейти на электронный документооборот с контрагентами

В конце мая 2011 года Минфином сделан еще один шаг к внедрению электронного документооборота - появился приказ, который утвердил порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. Но для того, чтобы получить реальный экономический эффект от использования безбумажных технологий, важно перевести весь документооборот* в электронный вид. Фирма "1С" готова предоставить своим пользователям такие возможности.

НК РФ

ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ).

Федеральный закон № 63-ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ

от 25.04.2011 № 50н

Движемся к обмену электронными документами с контрагентами

Необходимость перехода на безбумажные технологии назрела в экономике уже давно. Внедрение обмена электронного документами с контрагентаминесет в себе положительный экономический эффект: снижение затрат организаций на расходные материалы, на почтовые услуги, на ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, персонал, аренду площадей для архива и т. д.), сокращение времени на обработку и обмен данными, сокращение количества ошибок, возможность оперативного поиска нужного документа в электронном архиве.

Теперь и государство многое делает в этом направлении. В 2002 году был принят закон «Об электронной цифровой подписи», которым установлена юридическая значимость электронных документов, подписанных ЭЦП. К сожалению, нормы этого закона не действовали на счета-фактуры, о чем была специальная норма в НК РФ . Теперь это ограничение снято.

Летом прошлого года в НК РФ были внесены изменения, предусматривающие возможность составления и выставления счетов-фактур в электронном виде при взаимном согласии сторон сделки и наличии технических средств и возможностей для приема и обработки таких счетов-фактур (ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ).

6 апреля 2011 года Президент РФ подписал Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Новый закон направлен на устранение недостатков действующего Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также на расширение сферы использования электронных подписей.

И, наконец, 25 мая 2011 года приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» прошел регистрацию в Минюсте России (регистрационный номер 20860).

Минюст России зарегистрировал порядок выставления и получения электронных счетов-фактур

Порядок устанавливает, что выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляется через одного или нескольких, имеющих совместимые технические средства, операторов электронного документооборота. Обратите внимание на то, что применение электронных счетов-фактур допускается только по взаимному согласию сторон сделки. Таким образом, использование электронных документов является правом, а не обязанностью контрагентов. В Порядке прописано, какой день считать датой выставления и датой получения электронных счетов-фактур, регламентирована процедура внесения исправлений в них.

Порядок вступает в силу с момента его официального опубликования (п. 2 приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Фактически его можно применять после появления аккредитованных операторов электронного документооборота* и утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).

Примечание:
* Порядок аккредитации фирм в качестве операторов электронного документооборота должна утвердить ФНС России. После аккредитации операторов с ними будет согласован, а затем поддержан в экономических программах фирмы "1С" соответствующий механизм обмена.

В экономических программах фирмы «1С» возможность составления и выставления счетов-фактур в электронном виде будет реализована после утверждения указанных выше документов, форматов.

Внедрение электронных счетов-фактур послужило стимулом к максимально широкому использованию в электронном виде других документов бухгалтерского, налогового и финансового учета.

Обмен электронными документами с контрагентами в "1С:Предприятии 8"

Уже сейчас в программе "1С:Управление торговлей 8" реализована возможность обмениваться документами, порядок обмена которыми законодательством не регулируется (например, счета, накладные, каталоги товаров, прайс-листы, заказы, в том числе документы в произвольной форме). Из программы возможен прямой обмен "Продавец - Покупатель" (по e-mail или общий файловый каталог на сервере).

При разработки механизма обмена электронными документами в "1С:Предприятии 8" стояла задача реализовать простой механизм настройки и обмена с максимально удобным интерфейсом. Документы подписываются электронно-цифровой подписью и отправляются получателю одним нажатием кнопки. Если участники обмена договариваются между собой о том, что не все пересылаемые документы обязаны быть юридически значимыми, то для отдельных видов документов можно не использовать ЭЦП.

Для удобства использования в систему встроена система подсказок (по шагам), которая сообщает пользователю о следующем необходимом действии в работе с электронным документом.

Для удобства пользователей в программе также реализованы:

• гибкая настройка шагов в работе с электронными документами в пользовательском режиме;
• формирование электронного документа сразу в нескольких общепринятых форматах задаваемых пользователем;
• привязка сертификата подписи к определенным видам подписываемых электронных документов, а также проверка корректности сертификата подписи при отправке или получении;
• автоматическое отслеживание актуальной версии электронного документа по документу учетной системы;
• просмотр перечня всех электронных документов с их краткими характеристиками в привязке к документу учетной системы;
• ведение подробного журнала событий по действиям с электронными документами;
• просмотр содержимого электронного документа на экране в привычном для пользователя печатном виде, установка ЭЦП или отправка на доработку автору документа, а также возможность выгрузки электронного документа с установленными ЭЦП в каталог на диск;
• сравнение 2-х версий электронных документов.
• отдельная эргономичная форма для обработки подготовленных к подписи электронных документов с разбивкой по сертификатам подписей ответственных сотрудников организации;
• автоматическое формирование документа учетной системы на основе содержимого полученного электронного документа.

В дальнейшем обмен электронными документами с контрагентами будет реализован в других решениях на платформе "1С:Предприятие 8".

В заключении еще раз отметим, что с внедрением обмена электронного документами с контрагентами появляется возможность повысить уровень качества обработки и обмена актуальной информацией, сократить количество ошибок, встречающихся при "ручном" вводе, а также снизить трудоемкость и время обработки документов.

Система, которая позволяет оптимизировать бухгалтерский учёт, передачу и получение документов от партнёров. При этом обеспечивается высокий уровень шифрования и безопасности.

Каждая организация должна заниматься ведением бухгалтерского учёта, и если раньше использовались только факсимильные (печатные) документы, то сейчас им на смену приходят электронные. Главные причины, по которым компании переходят на электронный обмен документами с контрагентами , - оптимизация работы, минимизация затрат времени и финансов.

1. Способы перехода на ЭДО с контрагентами.
2. Нужен ли ЭДО вашей компании.
3. Как организовать электронный документооборот с контрагентами.
4. Заключение соглашения с оператором.
5. Приобретение сертификата.
6. Присоединение контрагентов.
7. Как наладить электронный обмен документами с контрагентами.

Способы перехода на ЭДО с контрагентами

Есть два способа обмена документами с контрагентами.

1. Напрямую. Для этого нужно заключить договор (соглашение), где должны быть прописаны способы, порядок взаимодействия. При этом следует помнить, что не все бумаги можно будет передавать напрямую.
2. Через сервис. Сервис обмена электронными документами выгоден потому, что, подключившись к сети оператора, клиент получает посредника, который обладает счетами-фактурами, кадровыми, техническими и юридическими силами для законного обмена любыми документами.

Использование услуг оператора - наиболее оптимальный выбор. Существует приказ Минфина № 50н, по которому пересылка счётов-фактур в электронном виде может проводиться только через оператора ЭДО, только такой посредник сможет подтвердить сам факт перевода бумаг, если это потребуется.

Нужен ли ЭДО вашей компании?

Главная задача, которая решается электронным документооборотом, - оптимизация затрат времени и денег на обмен бумагами. В системе ЭДО вы сможете быстро и просто найти любой документ, направить его контрагенту, проконтролировать работу своих сотрудников. Электронный документооборот экономит не только время, но и ресурсы компании – не нужно тратить деньги на почту или курьера.

При внедрении ЭДО решаются следующие задачи:

• Разработка автоматизированной работы для согласования и утверждения.
• Хранение всех документов на едином сервере.
• Возможность быстро отследить историю документооборота с конкретным контрагентом.
• Создание проектов с большим количеством партнёров и участников.
• Высокая степень безопасности и защищённости коммерческой тайны.

Иными словами, электронный документооборот нужен тем компаниям, руководители которых стремятся максимально оптимизировать и автоматизировать работу, выстроить прозрачную бизнес-модель, которую легко контролировать удаленно.

Как организовать электронный документооборот с контрагентами

Нужно выполнить три шага.

1. Заключить договор с оператором.
2. Купить и средства криптографической защиты.
3. Присоединить контрагентов к системе.

Заключение соглашения с оператором

Оно иногда именуется «присоединением к регламенту». В этом документе описываются все нюансы сотрудничества, сроки подключения к системе и стоимость, а также указываются правовые аспекты взаимодействия.

Приобретение сертификата

Есть три вида : простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Сертификат необходим для того, чтобы документ был признан равнозначным бумажному аналогу. - замена собственноручной подписи и проставленного штампа предприятия. Средство криптографической защиты требуется для защиты, шифровки и расшифровки электронных подписей (покупается у оператора).

Присоединение контрагентов

Скорее всего, некоторые из ваших бизнес-партнеров уже использует ту или иную систему ЭДО. Даже если он не является клиентом Taxnet, не беда. С помощью (технологии, которая позволяет обмениваться документами между разными операторами ЭДО), вы сможете наладить взаимодействие.

Партнеров, не зарегистрированных ни в одной системе ЭДО необходимо убедить в эффективности такого средства обмена документов. Как правило, это не составляет большого труда, так как практически все предприниматели уже слышали о преимуществах ЭДО и представляют, как работают эти системы. Подтолкнуть к положительному решению можно предоставив им бесплатный доступ к системе на два-три месяца. Подобные моменты можно обговорить с нашими специалистами - они подскажут, как лучше поступить.

Как наладить электронный обмен документами с контрагентами

Компания Taxnet занимается разработкой IT-решений для предприятий уже 15 лет, в том числе была разработана система « », позволяющая быстро, надежно, удобно и недорого наладить электронный обмен документами с контрагентами. Система была установлена у 100 000 клиентов (более 700 партнёров по всей стране). Что мы предлагаем?

1. Обеспечим юридическую (правовую) силу всем передаваемым документам.
2. Быстрое взаимодействие, отправку/приём документов между вами и вашими партнёрами.
3. Надёжную защиту от несанкционированного доступа.
4. Сохранность документов на всех этапах переправки и при хранении.
5. Поддержку пользователей и обучение персонала пользованию программой.

Благодаря хорошо налаженной работе обеспечим быстрое подключение к системе и плавный переход на ЭДО. Для того, чтобы связаться с нами, заполните заявку на сайте или позвоните по номеру 8-800-333-80-89. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о деталях сотрудничества!

Скачать буклет (1MB)

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), обладают юридической силой, выступают полными аналогами бумажных документов.

Электронный документооборот регламентирован Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете", Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Переход на электронный документооборот позволяет:

С декабря 2014 года ММК перешел на электронный обмен документами с более чем 50 контрагентами.

Обмен осуществляется как формализованными, в соответствии с приказами ФНС России, документами: Счет-фактура, ТОРГ-12, Акт выполненных работ (оказанных услуг); так и документами в формате excel, word, pdf, подтверждающими передачу товаров, выполнение работ, оказание услуг.

Подготовительный этап включает следующие шаги:

1. Выбор оператора ЭДО. Список опубликован на сайте http://www.nalog.ru/opendata/7707329152-reestropereldoc/.
2. Если в качестве оператора будет выступать не СКБ-Контур, то проверка наличия роуминга https://kontur.ru/diadoc/roaming.
3. Обращение в Сервисный центр ООО «ММК-Информсервис» для организации тестового обмена документами.
4. Юридическое оформление перехода на обмен документами в электронном виде путем подписания соответствующего Соглашения.

В среднем, организация процесса обмена электронными документами, включая подписание Соглашения занимает от 2 недель до 1 месяца.

Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО

Если пользователь сервиса 1С-ЭДО и его контрагент подключены к ЭДО через одного из операторов ЭДО СФ, входящих в 1С-ЭДО (список можно посмотреть здесь), то роуминг настраивать не нужно, он работает автоматически. Достаточно следовать инструкции по настройке соглашения об обмене электронными документами с контрагентами.

Если пользователь сервиса 1С-ЭДО подключен через оператора ЭДО СФ Калуга Астрал, а его контрагент подключен через оператора ЭДО Такском, то подавать заявление на настройку роуминга также не следует.

Нужно ли переходить на электронный документооборот - опыт «Яндекс.Денег»

Настройка электронного документооборота с таким контрагентом производится по инструкции .

Актуальная информация по статусу роуминга через Оператора ЭДО СФ Калуга Астрал с другими операторами находитсяздесь.

На сегодняшний день пользователи сервиса 1С-ЭДО, которые выбрали при подключении к ЭДО оператора Калуга Астрал, могут настроить роуминг по заявлению с двумя операторами, не входящими в перечень операторов сервиса 1С-ЭДО:

СКБ Контур

АО НИИАС*

* АО НИИАС — специализированный оператор ОАО "РЖД". Внимание! Электронный документооборот с этим оператором ограничивается Универсальным передаточным документом (функция СЧФ) и Универсальным корректировочным документом (функция КСЧФ).

Если пользователь сервиса 1С-ЭДО подключен через оператора ЭДО СФ Калуга Астрал, а его контрагент подключен через одного из роуминговых операторов, указанных выше, то необходимо следовать инструкции:

1. Отправить на адрес электронной почты линии консультации по ЭДО фирмы 1С: [email protected] письмо с темой «Заявка на роуминг Наименование организации ИНН КПП ».

Пример темы письма : «Заявка на роуминг ООО "Ромашка", ИНН 1234567890, КПП 123401001»

К письму должны быть приложены заполненное Заявление на настройку роуминга в редактируемом формате (файл DOC), а также скан этого заявления с подписью руководителя или у иного уполномоченного лица, печатью организации-абонента и датой подписания.

Шаблон "Заявления на настройку роуминга"

В заявлении должна быть заполнена информация:

• об абоненте 1С-ЭДО (Наименование организации, ИНН/КПП, Идентификатор участника ЭДО);
• об одном или нескольких контрагентах, являющихся абонентами другого Оператора ЭДО СФ (Наименование организации контрагента, ИНН/КПП, наименование Оператора ЭДО СФ контрагента).

Идентификатор контрагента в заявке на роуминг является не обязательным. Но его наличие позволит обработать заявку быстрее.

Обращаем Ваше внимание, что в одном заявлении могут быть перечислены контрагенты только одного Оператора ЭДО. Если контрагенты, с которыми Вы хотите настроить роуминг, подключены к разным Операторам ЭДО (т.е. одни — к СКБ Контуру, другие — к АО НИИАС), то необходимо оформлять два отдельных заявления на роуминг.

2. После получения заявки на организацию роумингового обмена Оператор ЭДО СФ передает информацию об инициаторе и его контрагенте второму Оператору ЭДО СФ.

Если организация, от лица которой составляется "Заявление на настройку роуминга", одновременно зарегистрирована и как абонент оператора Калуга-Астрал, и как абонент оператора контрагента (СКБ Контур или АО НИИАС), необходимо дополнительно направить "Письмо о выборе оператора":

Шаблон "Письма о выборе оператора"

Образец заполнения "Письма о выборе оператора"

3. Второй Оператор ЭДО СФ в соответствии с Приказом Минфина №174н выявляет согласие у своего абонента на организацию роумингового обмена с абонентом первого Оператора ЭДО СФ.

4. После получения согласия от второго участника планируемого обмена оба Оператора ЭДО СФ проводят настройку роумингового обмена и сообщают своим абонентам о реализации роумингового обмена письмом с темой: «Настройки произведены».

После получения положительного ответа по настройке от Оператора ЭДО СФ пользователю программы 1С, подключенному к 1С-ЭДО или к 1С-Такском, для начала работы с ЭДО в роуминге необходимо войти в меню «Настройки ЭДО» своей программы (Рис. 1 или Рис. 3) и нажать кнопку «Обновить статусы» (Рис. 2 или Рис. 4). Статус настройки по ЭДО с контрагентом должен измениться на "Присоединен".

Рис.1 "Настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 3.0"

Внимание!

Для настройки роуминга Вам не требуется отправлять приглашения самостоятельно. Все необходимые действия выполняются на уровне операторов ЭДО в рамках заявки.
Если поступило уведомление о выполнении настройки роуминга, но настройка ЭДО не сформировалась в «1С», необходимо:
· Проверить соответствие реквизитов контрагента, с которыми была подтверждена настройка роуминга и реквизитов, с которыми контрагент записан в справочнике «Контрагенты». В первую очередь обратите внимание на КПП;
· Убедиться, что в справочнике «Настройки ЭДО» нет действующей настройки с данным контрагентом.

Рис.2 "Обновление статуса настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 3.0"

Рис.3 "Настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 2.0"

Рис.4 "Обновление статуса настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 3.0"

После выполнения данных действий можно переходить к работе (отправке или получению электронных документов) с контрагентом http://its.1c.ru/edo.

У Вас остались вопросы? Обращайтесь в техподдержку ЭДО в программах 1С:

— через 1С-Коннект, сервис "1С-ЭДО: Поддержка клиентов";

— единый бесплатный федеральный номер 8-800-333-93-13;

— электронная почта [email protected].

Электронный документооборот с контрагентами

"При печатании книги в нее всегда вкрадывается несколько ошибок, которые никто не заметит."
Закон публикации

Электронный документооборот с контрагентами

Совершенствование Российского законодательства и развитие автоматизированных средств для работы с электронными документами делает задачу перехода на безбумажный (электронный) документооборот между организациями вполне реальной.

В рамках использования системы документооборота ESCOM.BPM вы можете не только обмениваться с контрагентами итоговыми документами, но и проводить электронное согласование версий заключаемых контрактов и соглашений.

Как работает электронный документооборот с контрагентами

Для использования электронного документооборота с контрагентами Вам будет необходимо заключить с каждым из них "Соглашение об обмене электронными документами".

Сервер электронного документооборота

Электронные документы, которыми Вы хотите обмениваться с контрагентами должны быть помещены в хранилище документов сервера системы документа. Такой сервер может быть размещён на оборудовании клиента или можно использовать "облачное" хранилище документов. Доступ к серверу системы документооборота извне осуществляется через специальное клиентское приложение, которое устанавливается на рабочих станциях пользователей, в том числе и на нескольких рабочих станциях сотрудников каждого вашего контрагента. Взаимодействие клиентских компьютеров с сервером приложения системы электронного документооборота осуществляется по протоколу http с шифрованием по стандарту SSL 128. Доступ к документам возможен только через интерфейс системы электронного документооборота только после прохождения процедуры аутентификации.

Использование сертификатов ЭЦП при обмене электронными документами

Подключение к серверу документооборота возможно только с компьютеров имеющих соответствующие сертификаты. При подключении к серверу документооборота происходит аутентификация пользователя, которая выполняется с использованием персонального цифрового сертификата (ЭЦП). Такой сертификат выдаётся каждому пользователю, работающему с системой электронного документооборота. Сертификат записывается на электронный носитель типа Token и дополнительно защищается ПИН кодом. После подключения пользователь входит в свой персональный кабинет и получает доступ только к своим документам . Работа пользователя с документами протоколируется.
Инициатором процесса обмена электронными документами может быть как менеджер вашей организации, так и сотрудник контрагента, ответственный за ведение электронного документооборота. Перед тем как отправить в системе документооборота электронный документ своему контрагенту, документ необходимо подписать ЭЦП. Выполняется эта операция с помощью программы Криптопро. Подписанный документ отправляется в системе документооборота получателю — контрагенту. Сотрудник контрагента, ответственный за обмен электронными документами получит электронное уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает документ, то он подписывает документ своей ЭЦП. Если ему необходимо внести в документ правки, то в системе документооборота сотрудник контрагента создаёт новую версию документа и после завершения редактирования подписывает эту версию своим сертификатом ЭЦП. Затем он возвращает этот документ в системе документооборота вашему сотруднику (о получении новой версии документа система уведомит его с помощью уведомления). Тот в свою очередь изучает полученную версию документа, и если необходимо, то отправляет её на внутреннее электронное согласование. Если замечаний к новой версии нет, то документ подписывается ЭЦП. Документ подписанный с двух сторон ЭЦП считается итоговым. Если же к документу есть замечания, то вновь создаётся новая версия, подписывается ЭЦП и отправляется контрагенту для подписания. Все версии документа сохраняются и доступны для просмотра. Итоговому документу присваивается статус "Действующий" и такой документ не может быть изменён ни одной из сторон.

Как перейти на электронный документооборот

Если договор расторгается, то ему присваивается статус "Аннулирован".
В программе ESCOM.BPM можно обмениваться электронными версиями договоров, дополнительных соглашений и приложений, а так же другими электронными документами.

Как купить решение "Электронный документооборот с контрагентами"

Для автоматизации обмена электронными документами с контрагентами Вам необходимо приобрести одну серверную лицензию редакции "Стандартная-ПРОФ" и нужно число клиентских лицензий для этой редакции. Количество клиентских лицензий зависит от числа одновременно работающих с программой пользователей.

Вам так же потребуются сертификаты ЭЦП на ключах Token, выданные Удостоверяющим центром и лицензии на программу криптопровайдера (Криптопро CSP). Программу криптопровайдера нужно устанавливать только тем пользователям, которые будут подписывать электронные документы ЭЦП.
Для расчёта итоговой стоимости необходимого программного обеспечения напишите нам. Наш электронный адрес [email protected]

Возврат к списку

ЭДО операторы и сервисы обмена электронными документами

Система электронного документооборота Диадок позволяет компаниям осуществлять юридически значимый ЭДО по РФ и обмениваться между собой любыми документами через Интернет. Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.

Сервис юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) между контрагентами (хозяйствующими субъектами). ЮЗЭДО обеспечивает обмен счетами-фактурами и товарными накладными в электронном виде, а также любыми другими типами документов.

Международный провайдер EDI-решения по оптимизации бизнес-процессов: внутренний и внешний электронный документооборот, обмен юридически значимыми электронными документами (электронными счетами-фактурами, товарными накладными и т. д.), электронная подпись и многое другое.

Решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами прямо из 1С:Предприятия, без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (ЭДО), поддерживающих технологию "1С-ЭДО".

Сервис обмена электронными документами. Он за считанные секунды доставит вашим контрагентам любые документы, включая накладные, счета-фактуры и договоры. Вы не будете зависеть от почты и курьерских служб, забудете о задержках и ошибках, сможете быстро готовить документы для отправки в контролирующие органы.

Сервис позволяет организовать обмен электронными счетами-фактурами и другими первичными документами через Интернет со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями.

Провайдер электронного обмена юридически значимыми электронными документами между компаниями

ИнфоТеКС

Российский оператор юридически значимого электронного документооборота, сдачи электронной отчетности и аккредитованный удостоверяющий центр.

Электронный экспресс

Сервис для подготовки и передачи электронной отчетности.

Электронный документооборот с контрагентами: плюсы и как перейти

Квалифицированная электронная подпись для работы на государственных и корпоративных порталах. Электронная подпись для участия в торгах на государственных и коммерческих площадках.

Система межкорпоративного обмена юридически значимыми документами. Позволяет осуществлять обмен финансово-экономическими документами непосредственно из пользовательского интерфейса ERP-системы в полном соответствии с действующим законодательством Российской федерации.

СИСЛИНК предоставляет своим клиентам услуги по: обеспечению юридически значимого документа оборота (DOCLINK), контролю дистрибуции (DTS), проведению электронных торгов (ЭТП) и автоматизации мобильной торговли (SFA), для любого направления бизнеса.

Транскрипт

Система для обмена электронными документами через интернет с контрагентами и партнерами. Через Транскрипт передают формализованные и неформализованные документы. Работает роуминг с другими операторами ЭДО. Для интеграции предусмотрены API и модуль для работы в 1С.

ЭДО с контрагентами

ЧТО ТАКОЕ ЭДО с контрагентами

Платформа LeraData позволяет Вам обмениваться EDI и ЮЗД документами со своими партнёрами по бизнесу.
Для того, что бы начать электронный документооборот необходимо сделать всего один шаг!
Вам необходимо "пригласить" Вашего партнера в личном кабинете к обмену электронными документами, выбрав соответствующий пункт меню.

ЗАЧЕМ МНЕ ЭТО НАДО?

При подключении данного сервиса эффективность во взаимодействии с Вашими партнёрами возрастает в геометрической прогрессии:

01. Валидность информации - всегда достоверная информация, подкорректировать и изменить в одностороннем порядке документ уже невозможно.

Подключайтесь к электронному документообороту с контрагентами

02. 100% доставка документа до адресата. Отсутствие аргументов срыва поставки по причине «человеческого фактора». Никто из участников не сошлется уже на то, что не получал письмо или что письмо попало в «спам» и получатель этого не заметил!
03. Интеграция. Автоматизация бизнес-процессов. Сокращение временных затрат (до 80%) и исключение «ошибок ввода» путем автоматического внесения данных в учетную систему партнеров в случае использования интеграционного модуля.
04. Отсутствие ошибок. При отправке документ автоматически проверяется на валидность содержащийся в нём информации.
05. Существенное сокращение расходов на содержание офиса до 80 — 90% (обслуживание орг.техники, картриджи, бумага).

06. Отсутствие необходимости содержание архива документов, в том числе аренда помещения под архив, обслуживающий персонал, пожарная безопасность. На платформе архив документов доступен 24/7.
07. Моментальный поиск любых архивных и текущих документов.
08. Моментальная доставка закрывающих Юридически Значимых Документов (ЮЗД – Сч/Фактура, Торг12, Акт выполненных работ) до партнера. Как следствие — отсутствие посредников при доставке бумажных документов в виде служб экспресс-доставки, почты России и т.д., как следствие обнуление проблем с потерей, недоставкой либо поздней доставкой вне разумных сроков (особенно в бухгалтерские отчетные периоды) ЮЗД.
09. Моментальный обмен актуальными прайс-листами
10. Доступ через web-платформу из любого места в любое время.
11. Полный контроль над цепочкой от «заказа» до «поставки», как на web-интерфейсе, так и сразу в учетной системе, в случае реализации интеграционного решения.

Как следствие – упрощение взаимодействия между партнерами, значимое повышение скорости ведения бизнес-процессов, увеличение рентабельности предприятия!

Данная услуга предоставляется в рамках электронного документооборота между бизнес-партнёрами, кроме варианта обмена электронными документами с Торговыми Сетями, Распределительными Центрами и т.д.
Подробности можно узнать у наших менеджеров по телефону 8 800 555 96 26 (бесплатный по России) или по электронной почте: [email protected]

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

• Обладать обязательными реквизитами.
• Соответствовать утвержденному формату.
• Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

• Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
• Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
• Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
• Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

• Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
• Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
• Необходимость в последующей распечатке документа.
• Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
• Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

• Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
• Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Подробнее об электронном взаимодействии с ПФР см. в этом материале .

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

• О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
• Его преимуществах.
• Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
• Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Как правильно организовать и документально оформить электронный документооборот с контрагентами (акты, счет-фактуры, накладные)? Нужно ли в договорах это отражать?

Для начала электронного документооборота с контрагентами нужно отразить это условие в учетной политике (ст. 8 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ). При этом закрепите:

Объем электронного документооборота,

Форматы электронных документов,

Случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

Фрагмент учетной политике об электронном документообороте смотрите ниже.

п. 1 ст. 169 НК РФ). Поэтому в договорах нужно отразить условие об электронном документообороте. Если с контрагентами подписано несколько контрактов, тогда удобнее оформить отдельное соглашение. Оформить соглашение об электронном обмене документами стороны могут в произвольной форме. В соглашении (или в договоре) можно указать, например: стороны осуществляют обмен счет-фактурами, актами, товарными накладными в электронном виде. Технические средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные документы. Обмен счетами-фактурами, актами, товарными накладными в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота ООО «Такском» с соблюдением всех положений Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Обоснование

Из формы

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Учетная политика для целей бухучета
на 2016 год

<...>

Электронный документооборот

1. Для подтверждения фактов хозяйственной жизни используются унифицированные формы документов, перечень которых приведен в приложении 1 к настоящему приказу.

2. Все первичные документы составляются в электронном виде.

3. Электронный обмен товарными накладными по форме ТОРГ-12 и актами приемки-сдачи работ (услуг) производится в формате, утвержденном приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172.

4. Обмен электронными документами с контрагентами производится через оператора электронного документооборота.

5. Все первичные учетные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью.

6. Правом подписи первичных документов обладают сотрудники, перечень которых приведен в приложении 2 к настоящему приказу.

7. Первичные учетные документы хранятся совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи данных документов сертификатом ключа подписи в течение пяти лет.

8. По требованию налоговой инспекции первичные документы представляются в следующем виде:
– накладные по форме ТОРГ-12 и акты приемки-сдачи работ (услуг) – в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
– все остальные первичные документы – на бумаге в виде заверенных копий.

<...>

Из формы

СОГЛАШЕНИЕ

о взаимном выставлении счетов-фактур в электронном виде

г. Москва 17.06.2015

Общество с ограниченной ответственностью «Производственная фирма "Мастер"» в лице главного бухгалтера В.К. Волкова, действующего на основании доверенности, с одной стороны и общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма "Гермес"» в лице главного бухгалтера А.С. Кондратьева, действующего на основании доверенности, с другой стороны составили соглашение о нижеследующем.

Общество с ограниченной ответственностью «Производственная фирма "Мастер"» и общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма "Гермес"» подтверждают взаимное согласие на выставление счетов-фактур, адресованных сторонам соглашения, в электронном виде. Технические средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные счета-фактуры.

Обмен счетами-фактурами в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота ООО «Такском» с соблюдением всех положений Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Адреса и подписи сторон:

Налоговые тонкости

Пять шагов для перехода на электронный документооборот без проблем с налоговой

Шаг первый: убедитесь, что вы вправе обмениваться с контрагентом электронными документами

Компании вправе обмениваться электронными документами по ТКС, если отправителя и адресата можно идентифицировать как стороны сделки (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Обмен электронными сообщениями рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.06 № 149?ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Электронные документы подписывают электронной подписью (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Причем одной электронной подписью организация вправе подписать несколько электронных документов (п. 4 Федерального закона от 06.04.11 № 63?ФЗ «Об электронной подписи»).

Суды принимают в качестве письменных доказательств распечатки электронной «первички» и документов, полученных в электронном виде (п. 3 ст. 75 АПК РФ и п. 1 ст. 71 ГПК РФ) (подробнее читайте во врезке ниже).

Читайте на e.rnk.ru

Документ в формате Word не является электронной «первичкой»

Первичный электронный документ подтверждает расходы компании, если он заверен электронной подписью. Заполненный в формате Word или Excel документ, полученный от поставщика по e-mail, доказательством не является. Подробнее о том, почему бумаги в формате Word носят информационный характер, читайте в статье «Про расходы на годовые премии, электронные документы и НДФЛ со штрафов» // РНК, 2015, № 24

Шаг второй: обсудить с контрагентами условия перехода на электронный документооборот

Партнеры вправе присылать друг другу электронные счета-фактуры и «первичку», если они договорились об этом (п. 1 ст. 169 НК РФ). Если покупатель не согласен на электронные документы, поставщику придется оформлять счета-фактуры и «первичку» на бумаге.

Оформить соглашение об электронном обмене документами стороны могут в произвольной форме. В частности, составить отдельное соглашение об электронном документообороте (образец такого соглашения приведен в статье «Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь» // РНК, 2014, № 12), обменяться электронными документами или выполнить иные действия, которые подтвердят право использования электронных счетов-фактур (письмо Минфина России от 01.08.11 № 03-07-09/26).

Шаг третий: получить электронную подпись

Организации, которые отчитываются в инспекции и фондах в электронном виде, уже имеют электронную подпись. Остальным компаниям придется ее оформить.

Для документов, которые компания представляет в госорганы, и счетов-фактур обязательна квалифицированная электронная подпись. Подписать «первичку» контрагенту организация вправе простой или неквалифицированной электронной подписью (письмо Минфина России от 02.06.15 № 03-01-13/01/31906 , см. также таблицу ниже). Об этом безопаснее заранее договориться с контрагентом (письма ФНС России от 17.01.14 № ПА-4-6/489 и Минфина России от 05.05.15 № 07-01-06/25701).

Электронную «первичку» суд принимает как доказательство

Сканы бумажных документов, которые компания отправляет через оператора ЭДО, заверяются электронной подписью. Поэтому на них печать можно не ставить (письмо ФНС России от 23.11.15 № ЕД-4-2/20421). Такие выводы ФНС России сделала в отношении документов, направленных по требованию в инспекцию. Полагаем, логику ведомства можно распространить и на электронный документооборот с контрагентами.

Шаг четвертый: выбрать оператора электронного документооборота

Если организация уже отправляет электронную отчетность в инспекцию и фонды через оператора ЭДО, обмениваться электронной «первичкой» с партнерами она вправе через ту же компанию.

На выбор оператора ЭДО влияет привычный для компании документооборот, ценовая политика оператора и выбор контрагента.

Совместимость с бухгалтерской программой

Операторы ЭДО предлагают ознакомиться со своими услугами в тестовом режиме. Это позволяет выбрать оператора с программным обеспечением, которое совместимо с бухгалтерской программой организации.

Возможность отправлять электронные документы сразу всем контрагентам

Через одного оператора организация вправе обмениваться документами и с госорганами, и с контрагентами (подробнее читайте во врезке ниже). Поэтому, если компания уже сдает отчетность в инспекцию и фонды через оператора ЭДО, после подписания с партнерами соглашений об электронном взаимодействии ей выгодно обмениваться с ними «первичкой» через того же оператора.

ст. 8 Закон № 402-ФЗ).

п. 4

Читайте на e.rnk.ru

Как обменяться счетами-фактурами в электронном виде

Минфин России строго регламентирует порядок электронного обмена счетами-фактурами (приказ от 25.04.11 № 50н), в котором вся процедура расписана в 23 пунктах. Однако обменяться электронными счетами-фактурами не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

В статье «Отправить счет-фактуру в электронном виде не так сложно, как кажется» мы рассказали, что важно знать бухгалтеру при выставлении счета-фактуры в электронной форме и отправке такого документа покупателю

Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами. Получается, что отправить счет на оплату или накладную компания может по электронной почте, заверив документ электронно-цифровой подписью.

3. Отражение способа подписи электронного документа определит его юридическую силу

Существует несколько видов электронной подписи - простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 , от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710).

Однако нигде не говорится, в какой именно форме контрагент должен выразить то самое согласие. Разъяснения на этот счет чиновники из Минфина России дали в письме от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26 . По их мнению, стороны могут просто обменяться документами, из которых следует, что оба согласны перейти на электронный документооборот.

Или, к примеру, вы можете включить условие об обмене электронными счетами-фактурами в основной договор с контрагентом. Правда, если с ним у вашей компании подписано несколько контрактов, тогда удобнее все-таки оформить отдельное соглашение. Образец такого документа мы разместили ниже.

Вообще правила позволяют обмениваться документами сразу через нескольких операторов. Но пока полноценной связи между спецоператорами не установлено. Так что на данный момент вы сможете взаимодействовать по телекоммуникационным каналам связи только с теми компаниями, которые обслуживаются тем же оператором, что и ваша.

Шаг №2. Получите сертификат ключа электронно-цифровой подписи, если такового у вас еще нет

Без чего не обходится ни один счет-фактура - это подпись. А в электронном варианте такого документа она заменяется электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Если ваша компания отчитывается в налоговую инспекцию в электронном виде, то сертификат ключа подписи у вас уже есть. Новый приобретать не нужно. Эту же цифровую подпись вы можете использовать и для виртуальных счетов-фактур.

Если же с электронным документооборотом вы сталкиваетесь впервые, то вам необходимо приобрести сертификат ключа для ЭЦП. Это можно сделать в любом удостоверяющем центре - полный перечень таковых вы найдете на официальном сайте ФНС России (www.nalog.ru).

Сертификат выдается руководителю или другому уполномоченному сотруднику, например главному бухгалтеру. Но во втором случае право подписи должно быть предусмотрено в соответствующем приказе или в доверенности. Копию таких документов вместе с паспортом (или другим удостоверением личности) от вас попросят в спеццентре.

Для внутреннего учета оформленных цифровых подписей советуем утвердить список сотрудников, за которыми они закреплены.

Шаг №3. Подайте оператору связи заявление об участии в электронном документообороте

Итак, с контрагентами вы договорились. Сертификат ключа для электронно-цифровой подписи у вас на руках. Теперь вам необходимо выбрать оператора. Будьте внимательны: компания, которую вы выберете, должна входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота (приказ ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@). Их список вывешен на сайте www.nalog.ru . Каждой из них налоговая служба присвоила уникальный идентификатор, который является обязательным реквизитом направляемого в электронном виде документа.

Чтобы подключиться к системе обмена счетами-фактурами по ТКС, напишите заявление спецоператору связи. В нем обычно требуется указать наименование организации, ИНН, адрес, телефон, реквизиты сертификата ключа подписи. А также сведения о владельце электронной подписи и инспекцию, в которой ваша компания числится. У оператора вы наверняка сможете получить бланк заявления.

Затем останется заключить с оператором связи лицензионный договор. Это достаточно сделать только головной организации. А в договоре уже прописать все подразделения, которые тоже будут зарегистрированы в системе электронного обмена.

В итоге спецоператор выдаст вам идентификатор участника. И предоставит реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения.

Шаг №4. Закрепите в учетной политике порядок электронного обмена счетами-фактурами с контрагентами

О том, что с контрагентами вы обмениваетесь счетами-фактурами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике. И там же закрепить порядок виртуального обмена. В таблице ниже мы назвали все те документы, которые в итоге должны быть у вас, чтобы смело заявлять вычет НДС по электронному счету-фактуре. Или чтобы подтвердить факт выставления такого счета. А о том, как исправлять ошибки в электронном счете-фактуре, читайте далее.

Документы, которыми поставщик и покупатель подтвердят факт выставления электронного счета-фактуры

Шаг №5. Учтите расходы, связанные с передачей виртуальных счетов

Расходы на электронный документооборот вы можете учесть при расчете налога на прибыль. Такие затраты экономически обоснованны. Ведь так компания оптимизирует работу бухгалтерии.

Плату за подключение спишите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Причем безопаснее списывать сумму в течение срока действия лицензионного договора. А вот абонентские платежи вы можете списать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 кодекса. Если вы на безлимитном тарифе, то годичную стоимость услуг опять же лучше распределить на год. А оплачивая передачу счетов-фактур «поштучно», затраты учтите по итогам месяца на основании актов, составленных оператором.

Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь

Сейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее - Закон № 402-ФЗ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:

- объем электронного документооборота;
- форматы электронных документов;
- порядок хранения электронной отчетности;
- случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже).