Способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах, порядок исправления ошибок. Способы и методы контроля Порядок проверки записи в учетных регистрах

Согласно требованиям, ведение записей бухучета должно быть:

своевременным;
документальным;
кратким;
ясным и точным.

Из перечисленных требований вытекают следующие правила, по которым бухгалтер должен вести записи в учетных регистрах:

Все записи в учетные регистры должны вноситься своевременно, без задержек.
Основанием для внесения любых записей в учетные регистры должны служить только проверенные и правильно оформленные и прошедшие регистрацию документы.
В учетном регистре должна быть отражена каждая хозяйственная операция, которая была оформлена документально.
Существует определенный порядок занесения записей в учетные регистры:
- если документы не являются массовыми, то запись хозяйственным операциям по ним должно проводиться в журналы-ордера;
- для массовых документов, все хозяйственные операции необходимо сгруппировать в соответствующих ведомостях, затем перенести в журналы-ордера в конце отчетного периода. Перед тем как это сделать, необходимо провести дополнительную обработку и составить общую разметку по сводному документу, ориентируясь на разметку и содержание простых документов. Это послужит в дальнейшем основанием, согласно которому будут вноситься записи в учетные регистры.
Для того чтобы не возникло путаницы, после того, как внесены записи, на каждом отработанном документе в разметке ставится номер того регистра, куда этот документ был внесен.
Бухгалтерия предприятий практикует, кроме текущих внесений записей, запись всех однородных операций общим итогом за календарный месяц по общей совокупности документов (начисление зарплаты, прием на баланс имущества организации, расходы средств на нужды производства и т. д.).
Тип учетного регистра определяет содержание записей, которые в него заносятся, однако, есть общие обязательные элементы:
- дата внесения записи в учетный регистр;
- дата и номер того документа, который послужил основанием для записи;
- основание (содержит сокращенное содержание записи, номер и дату документа – основания и ссылка на наименование);
- номера позиций аналитического учета и счетов;
- сумма операции.

Подсчет в учетных регистрах

Содержание, построение и установленная взаимосвязь между данными определяют технику бухгалтерского учета и способы подсчетов в учетных регистрах. Однако существует одно общее для всех записей правило, согласно которому подсчет можно производить только тогда, когда в регистрах учтены все документы отчетного периода и все суммы при необходимости перенесены из одних регистров в другие.

Сумму итогов отдельно подсчитывают по каждой графе и вносят в специальные формы и строки регистров.

Проверка итогов

Подсчет итогов проводится для того, чтобы проверить их правильность. В регистрах, построенных по шахматному принципу, используются разные способы и приемы проверки, построенные на понятиях взаимоконтроля и взаимоувязки данных. В таких регистрах, общий итог колонки по вертикали должен быть равен итогу строк по горизонтали.

Один из способов проверки правильности и полноты записей заключается в контрольном подсчете итогов по соответствующим документам, которые прикладываются к учетному регистру.

Определение 1

Взаимосверка – это самый распространенный способ контролировать правильность записей. При этом сверяют итоговые суммы одних регистров с другими. Основанием для такого метода послужило то, что определенные хозяйственные операции дважды вносятся в учетные регистры.

Взаимосверка данных синтетического и аналитического учетов должна выявить равенство между ними.

Необходимо выявить и исправить все ошибки, которые были допущены при составлении первичной бухгалтерской документации и учетных регистров. Если учетные регистры содержат слишком большое количество записей, то выявить в них неточности можно путем пунктирования записей (сплошной проверки). Она заключается в том, что ошибочные записи в регистрах последовательно сверяют с другими учетными регистрами, где была отражена информация по этим операциям. При этом проверенные суммы рекомендуется маркировать специальным значком («галочкой»), чтобы видеть, что уже проверено.

Определение 2

Выборка – это еще один вид проверки в том случае, если итоги аналитического и синтетического учетов не совпадают. Она проводится путем выборка сумм аналитических счетов по субсчетам или статьям синтетического счета. Итоги выборки подсчитывают и проводят сравнение с синтетическими счетами.

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

контокоррентные – применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и пр.;

карточки количественно-суммового учета или суммово-

го учета – для учета товарно-материальных ценностей. Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы;

свободные листы – таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учёта (ведомости, журналыордера). Обязательно имеют название, указание периода, на который рассчитан учетный регистр, таблицу для ведения учетных записей. Могут заполняться несколькими работниками одновременно, так как не скреплены между собой;

машинные носители информации – машинограммы. В послед-

нем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

5.2. Порядок записей в учетных регистрах

Поступающие в бухгалтерию документы должны быть тщатель-

но проверены. Документы принимаются в бухгалтерию только под расписку в специальных ведомостях (описях ), составляемых сдающим документы работником. Затем производится расценка (таксировка ) показанных в документах количественных величин (например, умножение количества материалов на цену). Документы группируются, т.е. объединяются по тем или иным признакам, что дает возможность сократить число записей в учетные регистры. Группировка осуществляется путем составления сводных (группировочных) ведомостей). Далее составляются бухгалтерские проводки, т.е. проставляется корреспонденция счетов на документах (контировка документов). Запись хозяйственных операций в регистры называется разноской операций. Все документы после окончательной бухгалтерской обработки и выявления ошибок подшиваются и сдаются в архив, что

обеспечивает их сохранность и удобство хранения. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве.

Выработаны определенные способы учетных записей , которые можно классифицировать по следующим признакам:

по характеру записи : униграфические и диграфические;

по систематизации : хронологические, систематические, комбинированные (синхронистические);

по изображению : в виде формулы, в виде схемы (использование «Т» – счетов), в виде матрицы;

по числу экземпляров : простые (одноразовые), копировальные (многоразовые);

по способу заполнения : записи ручные и машинные. Униграфическая запись является лишь односторонней записью,

т.е. хозяйственная операция отражается только по дебету или только по кредиту счета (одинарная запись). Униграфические записи используются для ведения учета на забалансовых счетах, на которых отражается временно находящееся у предприятия имущество и не принадлежащее ему.

Диграфическая запись характеризуется тем, что каждая хозяйственная операция отражается по дебету одних и кредиту других счетов (двойная запись). В учетной практике диграфические записи в зависимости от взаимосвязи корреспондирующих счетов подразделяются на следующие виды. Простые учетные записи характеризуются тем, что по дебету одного счета и кредиту другого счета отражается хозяйственная операция в одинаковой сумме. В сложной учетной записи дебет одного счета может корреспондировать с кредитами нескольких счетов или, наоборот, кредит одного счета – с дебетами нескольких счетов. При этом сумма записей по дебету и кредиту разных счетов должна быть равна. Сторнировочные записи являются исправительными записями, производимые методом «красное сторно». Эти записи широко используются в учетной практике. Обратные записи применяются для исправления неверно указанной корреспонденции счетов путем перемены мест дебета и кредита. Однако на практике такие записи не находят широкого применения, так как завышают обороты по счетам.

К учетным записям предъявляются требования : документальности, своевременности, краткости, точности, ясности.

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют пра-

вила ведения записей в учетных регистрах:

1) записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов;

2) каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре;

3) записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журна- лы-ордера;

по массовым документам хозяйственные операции до записи

в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;

4) по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен;

5) записи в учетные регистры должны производиться своевременно;

6) кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.);

7) содержание записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

дата записей в учетный регистр;

номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

номер счетов и позиций аналитического учета;

сумма.

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязи между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие. Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров.

5.3. Способы проверки бухгалтерских записей в учётных регистрах

В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Для регистра, построенного по шахматному принципу, общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных).

Другой способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами

в других. Некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается

в разных инстанциях. Так, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель – в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируется в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета». В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых дру-

К учетным записям предъявляются требования:

v документальности;

v своевременности;

v краткости;

v точности;

v ясности.

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах:

1. записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.

2. каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

· по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

· по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;

4. по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.)

o дата записей в учетный регистр;

o номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

o основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

o номер счетов и позиций аналитического учета;

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды.

Также необходимым приемом контроля является взаимосверка данных аналитического и синтетического учета, между которыми должно быть равенство.

Способы исправления ошибок.

1. корректурный – ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах – подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.

2. способ дополнительной проводки – в том случае если корреспонденция счетов правильная, но сумму указана меньшая чем следует, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется с помощью дополнительной проводки.

3. способ «красное сторно» (аннулирование) – при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры (сумма) обводятся в рамку и при подсчете итогов вычитаются. Данный способ используется когда проводка корректна, а сумму записана больше, чем требуется. Данный способ применяется не только для исправления ошибок, но и также для записи некоторых хозяйственный операций (стронирование торговой оценки).

Характеристика документальной проверки.

Проводиться непосредственно в орг. обязательно в присутствии МОЛ.

Источники инфор-ции: первичн. док-ты, регистры, планы, смета, договоры и др. документация. Причём изымать и выносить документы за пределы орг.нельзя, за искл. Случаев, предусмотренных зак-м. док-я проверка заключается в установлении сути и достоверности хоз. операций по данным первичн. документации, регистров учёта и отч-ти.

2 способа рассмотрения док-в: *систематизированный; * несистематизированный.В систематизированном, т.е группировке по типам операций, предполагается в 1-ю очередь подвергнуть систематизированному рассмотрению все док-ты по мере совершения операций. Это позволяет ознакомиться с учреждением, составом его хоз.операций, что позволяет выявить отдельные неблагополучные факты и выяснить направления, по кот в дальнейшем, необходимо провести проверку.

Несистематизированный способ позволяет ознакомиться с кач. документации, проверить подлинность, законность док-та, выявить подлоги, нарушения.

Документальный контроль - контроль, осуществляемый по документальным данным. Источниками таких данных являются первичные и сводные бухгалтерские документы, регистры синтетического и аналитического учета, бизнес-планы и отчеты предприятия и другие.

Специфика источников документального контроля состоит в том, что они могут быть как достоверными, так и недостоверными, полными "и неполными, что, безусловно, сказывается и на выборе технических приемов его осуществления, которые связаны главным образом с проверкой документов.

Документооборот

В организациях различают три потока документов. Входящие -- документы, поступающие из других организаций. Исходящие -- документы, создаваемые в организации и отправляемые в другие организации. Внутренние -- документы, используемые работниками организации в управленческом процессе.

Централизованная система работы с документами характерна для организаций с большим объемом документооборота. Все операции по обработке документов сосредоточиваются в одном структур" ном подразделении, например, в канцелярии, общем отделе. В организациях с небольшим объемом документооборота обработка документов централизована и выполняется секретарями. Децентрализованная форма работы с документами, как правило распространена в территориально разобщенных организациях.

Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется в крупных организациях со сложной структурой большим объемом документе оборота. Часть операций по работе с документами берет на себя канцелярия (прием, отправка, контроль исполнения), а остальные операции выполняют структурные подразделения (регистрация, формирование дел, текущее хранение и др.).

По объему документооборота организации принято делить на категории:

1-я категория -- организации с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
2-я категория -- организации с объемом документооборота от 25 000 до 100 000 документов в год;
3-я категория -- организации с объемом документооборота от 10 000 до 25 000 документов в год;
4-я категория -- организации с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) установлен обязательный состав реквизитов, для регистрации документов:

наименование документа;

дата документа; *номер документа; *дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

* помер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
* заголовок документа и его краткое содержание;
*резолюция (исполнитель, содержание поручения, сроки исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);
* отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Контроль исполнения включает:

* постановку документа на контроль;

проверку своевременного доведения документа до исполнителя проверку и регулирование хода исполнения документа;

*учет и обобщение результатов контроля исполнения документа-

информирование руководителя. Номенклатура дел. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ к определенному вопросу либо участку деятельности, подшитый в отдельную обложку. Классификация документов в организации по их содержанию и видам закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации, структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов организаций, характер деятельности и состав документов которых являются типичными. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел -- обязательный.

Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел, которая отражает документы всей организации и состоит из номенклатуры дел структурных подразделений. Каждая организация должна иметь номенклатуру дел независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура.

Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. Если изменений не было, то номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел -- документ постоянного хранения.

Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.

По юридической силе документы принято классифицировать на подлинные и подложные.

Подлинными считаются документы, выданные в установленном коном порядке с соблюдением всех правил; подложными -- документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы в свою очередь подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он по каким-либо причинам утратил юридическую силу например из-за истечения срока.

Принято различать подлинники (оригиналы) и копии документов.

Подлинник -- первоначальный документ, содержащий исходную формацию, надлежащим образом оформленный. Существует еще предварительная редакция документа -- черновик. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, имеют равную силу.

Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника; в правом углу ее верхнего поля проставляется слово «копия»; этот документ соответствующим образом заверяется. Копии имеют разновидности: отпуск, выписка и дубликат. Отпуск -- это полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.

Ревизор начинает проверку эффективности системы управления с изучения номенклатуры дел и схемы организационной структуры управления. Из номенклатуры дел берутся сведения о месте хранения нормативных актов организации. Схема управления позволяет быстро разобраться в системе субординации организации,

Ревизор должен сделать вывод о соответствии существующей в организации номенклатуры дел требованиям делопроизводства. Первым фактическим действием ревизора по проверке эффективности управления может стать выборочная проверка соответствия фактических дел и папок утвержденной номенклатуре дел.

Ревизор обязан проверить наличие нормативных организационных документов. Перечень имеющихся в наличии положений и инструкций выверяется по перечню должностей и отделов, содержащих и в штатном расписании. Нередки случаи, когда вновь созданное подразделение не имеет положения, для новой должности нет должностной инструкции. Ревизор проверяет порядок введения а действие организационных документов: соблюдение сроков, формы документов, полномочие подписей и грифов утверждения, порядок знакомства с организационными документами должностных лиц и других работников организации.

Проверка по существу организационных документов: устава, положений и прочих -- означает их выверку на соответствие российскому законодательству, например выясняется, не противоречит ли Закону об с акционерных обществах условие о полномочиях в договоре с генеральным директором. Положения о структурных подразделениях и инструкции промеряются на их соответствие решениям совета директоров или правления организации. Кроме того проверка по существу положений и инструкций означает их изучений с точки зрения здравого смысла.

Особое внимание следует обратить на то, какие обязанности прописаны в правовых документах организации, какая ответственность, предусмотрена за их невыполнение. Общая дисциплинарная ответственность работников организации установлена в положении о персонале или правилах внутреннего распорядка. Более детальная дисциплинарная ответственность должна быть прописана в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, договорах о материальной ответственности. Если такие правовые документы не оформлены, это свидетельствует о неэффективности системы управления. Помимо прочего, отсутствие должностных и других необходимых инструкций и предписаний не позволит предъявить работнику обоснованную претензию в случае обнаружения фактов, свидетельствующих о нарушении им исполнительской дисциплины.

Составив перечень полномочий и обязанностей, которые прописаны в организационных документах, ревизор может приступить к изучению законности решений должностных лиц. Инвентаризация решений должностных лиц на предмет соответствия этих решений нормативным документам организации проводится в ходе изучения распорядительных документов. Ревизор должен собрать образцы подписей должностных лиц, чьи решения проверяются.

Все распорядительные документы проверяются но форме на их соответствие правилам делопроизводства: правильно ли проставляются низы, есть ли нужные расшифровки фамилий, ставятся ли даты, соблюдается ли ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», придающий распорядительному документу безусловную юридическую силу. Следует изучить подписи в распорядительных документах на соответствие полномочиям должностных лиц, предоставленных им организационными документами,

Обязательной проверке подвергается система контроля исполнения решений, действующая в организации. Непосредственный контроль решений, отраженных на специальных носителях, например контрольных карточках, обычно возлагается на делопроизводственный аппарат организации и создаваемую в нем контрольную службу. Ревизор проверяет сроки исполнения решений. Одни решения исполняются согласно указанным в них срокам, другие -- согласно действующему законодательству или стандартам, например, в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства приказы руководителя организации и решения коллегиального органа организации исполняются согласно указанному в них сроку, а письма организации с резолюцией ее руководителя исполняются в течение 10 дней. Следует провести анализ принимаемых решений.

Повышение эффективности в работе управления связано с прохождением распорядительных и информационных документов. Ревизор проверяет систему регистрации входящих и исходящих документов, систему движения документов по подразделениям организации.

Оборотная ведомость - способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Она составляется для обобщения данных синтетических счетов и взаимной проверки правильности записей в них.

Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании данных счетов об остатках (сальдо) на начало и конец месяца и оборотах за месяц.

Оборотные ведомости включают данные всех синтетических счетов, используемых организацией в учетной политике. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указываются: начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо по данному счету.

В оборотной ведомости имеется три пары колонок, в которых показываются сальдо и обороты по дебету и кредиту.

При правильном ведении учета должно быть попарное равенство итогов (равенство трех пар итогов):

Итог дебетовых начальных сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;

Итог дебетовых оборотов по счетам - итогу кредитовых оборотов;

Итог конечных дебетовых сальдо - итогу кредитовых конечных сальдо.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид (рисунок 7.1.):

Рисунок 7.1. Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Оборотные ведомости по аналитическим счетам составляются к каждому синтетическому счету, к которому открыты аналитические счета. Они представляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединенным одним синтетическим. Предназначены для проверки правильности учетных записей и для наблюдения и контроля за состоянием и движением отдельных видов средств.

Шахматная ведомость обобщает данные по оборотам на счетах и служит для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов. Сумма оборотов по дебету счетов должна всегда равняться сумме оборотов по кредиту счетов, что обусловлено использованием двойной записи на счетах.

8.1. Значение и принципы классификации счетов

Классификация счетов бухгалтерского учета - это объединение их в группы по признаку однородности экономического содержания отражаемых в них показателей имущества, обязательств и хозяйственных операций.

Главными признаками, по которым классифицируются все счета бухгалтерского учета, являются:

Экономическое содержание счета;

Назначение и структура счета.

Классификация является основой построения плана счетов бухгалтерского учета.

Экономическое содержание счета определяется однородностью хозяйственных операций, учитываемых на данном счете и группе счетов, то есть содержанием учитываемого на нем объекта.

Назначение счета свидетельствует о содержании дебета и кредита, характере отражаемых на них операций, остатка (сальдо) на счете и его отражении в балансе. Назначение счетов определяет их структуру, т.е. порядок построения для отражения записей по дебету и кредиту.